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Der Posten in der Nebenkostenabrechnung, den viele nie eintragen

Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister: In der jährlichen Abrechnung stecken Beträge, die steuerlich eine eigene Rolle spielen — auch für Mieter.

Die jährliche Abrechnung kommt meist im Spätsommer, wird auf den Saldo hin überflogen und wandert dann in den Ordner. Dass in ihr Beträge stehen, die in der Steuererklärung eine eigene Zeile haben, fällt dabei selten auf. Die Abrechnung selbst weist es nicht immer deutlich aus, und in der Steuererklärung steht der Posten an einer Stelle, an der ihn viele gar nicht suchen.

Grundlage ist § 35a des Einkommensteuergesetzes. Die Vorschrift betrifft haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen, die im eigenen Haushalt erbracht werden. Sie gilt ausdrücklich nicht nur für Eigentümer. Auch Mieterinnen und Mieter können den auf sie entfallenden Anteil grundsätzlich geltend machen.

Warum dieser Posten anders wirkt als Werbungskosten

Das ist der Punkt, an dem Missverständnisse entstehen — und er ist wichtiger als jede einzelne Zahl.

Werbungskosten, Betriebsausgaben und Sonderausgaben mindern das Einkommen. Erst auf das verbleibende zu versteuernde Einkommen wird der Steuertarif angewendet. Wie stark ein solcher Abzug wirkt, hängt deshalb vom persönlichen Steuersatz ab.

§ 35a funktioniert anders. Hier wird ein Prozentsatz der begünstigten Aufwendungen direkt von der tariflichen Einkommensteuer abgezogen, also von der Steuer selbst, nicht vom Einkommen. Der Fachbegriff dafür lautet Steuerermäßigung.

Daraus folgt zweierlei. Erstens ist die Wirkung für alle gleich hoch bemessen, unabhängig davon, wie viel jemand verdient. Zweitens läuft die Ermäßigung ins Leere, wenn gar keine Einkommensteuer festzusetzen ist. Ein nicht ausgenutzter Betrag kann nach der gesetzlichen Regelung weder in ein anderes Jahr vorgetragen noch zurückgetragen werden.

Was als haushaltsnahe Dienstleistung gilt

Haushaltsnah ist eine Tätigkeit, die üblicherweise von Mitgliedern des Haushalts selbst erledigt wird und die im Haushalt oder auf dem dazugehörigen Grundstück stattfindet. In einer Nebenkostenabrechnung tauchen typischerweise auf:

• Treppenhaus- und Gebäudereinigung,
• Gartenpflege wie Rasenmähen, Hecken- und Baumschnitt,
• der Arbeitsanteil eines Hausmeisterdienstes,
• Winterdienst und Gehwegreinigung,
• Reinigung von Gemeinschaftsflächen und Tiefgarage.

Nicht begünstigt sind Leistungen, die nicht im Haushalt erbracht werden, etwa die Abfallentsorgung außerhalb des Grundstücks oder die Straßenreinigung, soweit sie hoheitlich abgerechnet wird. Auch reine Verwaltungskosten gehören nicht dazu.

Wo die Grenze zur Handwerkerleistung verläuft

Handwerkerleistungen sind Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Sie haben einen eigenen, niedrigeren Höchstbetrag. In der Abrechnung stehen sie oft direkt neben den haushaltsnahen Dienstleistungen, ohne dass der Unterschied erkennbar wäre:

• Wartung der Heizungsanlage,
• Prüfung und Wartung des Aufzugs,
• Schornsteinfegerarbeiten einschließlich der Mess- und Prüfarbeiten,
• Prüfung von Brandschutz- oder Elektroanlagen,
• kleinere Reparaturen am Gebäude.

Die Zuordnung ist keine Formsache, weil die Höchstbeträge unterschiedlich sind. Eine Gartenpflege ist haushaltsnahe Dienstleistung, die erstmalige Anlage eines Gartens dagegen in der Regel Handwerkerleistung. Bei öffentlich geförderten Maßnahmen, etwa mit zinsverbilligtem Darlehen oder steuerfreiem Zuschuss, schließt das Gesetz den Abzug für Handwerkerleistungen aus.

Drei Fallgruppen mit unterschiedlichen Höchstbeträgen

Das Gesetz kennt drei Gruppen. Die Prozentsätze und Höchstbeträge sind gesetzlich festgelegt:

Diese Höchstbeträge sind haushaltsbezogen. Sie stehen also einmal je Haushalt zur Verfügung und nicht je Person, wenn zwei Personen gemeinsam in einer Wohnung leben.

Warum Material niemals zählt

Begünstigt sind ausschließlich die Arbeitskosten, dazu die in Rechnung gestellten Fahrt- und Maschinenkosten sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer. Materialkosten sind vom Abzug ausgenommen, und zwar vollständig.

Bei einer Handwerkerrechnung über 1.400 Euro, von denen 900 Euro auf Material entfallen, bleiben also 500 Euro als Bemessungsgrundlage übrig. Eine Rechnung, die nur eine Gesamtsumme ausweist, ist für diesen Zweck unbrauchbar. In der Praxis lässt sich der Arbeitsanteil nachträglich anfordern; viele Betriebe weisen ihn auf Nachfrage gesondert aus.

Bei der Nebenkostenabrechnung gilt dasselbe. Der Betrag, der für einen Hausmeisterdienst umgelegt wird, enthält häufig auch Sachkosten. Nur der Arbeitsanteil ist begünstigt.

Warum eine Barzahlung den Abzug kostet

Das Gesetz verlangt, dass eine Rechnung vorliegt und die Zahlung auf das Konto des Leistungserbringers erfolgt ist. Barzahlung schließt die Ermäßigung aus, auch wenn eine ordnungsgemäße Quittung vorliegt. Diese Regel ist bewusst streng, weil sie Schwarzarbeit unattraktiv machen soll.

Seit dem Veranlagungszeitraum 2025 ist das Erfordernis von Rechnung und unbarer Zahlung nach dem Gesetzeswortlaut auf alle drei Fallgruppen ausgeweitet. Wer eine Haushaltshilfe beschäftigt oder einen Pflegedienst bezahlt, sollte deshalb grundsätzlich auf Überweisung achten. Die Belege müssen nicht mit der Erklärung eingereicht werden, sollten aber vorgehalten werden können.

Wie Mieter an ihren Anteil kommen

Für Mieter ist der Weg indirekt, aber vorgesehen. Maßgeblich ist der Anteil an den begünstigten Kosten, der auf die eigene Wohnung umgelegt wurde. Zwei Formen kommen dafür in Betracht:

• Die Nebenkostenabrechnung weist die begünstigten Beträge selbst gesondert aus, getrennt nach haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen.
• Vermieter oder Hausverwaltung stellen eine gesonderte Bescheinigung über die anteiligen Beträge aus.

Fehlt beides, lässt sich eine solche Aufstellung bei der Verwaltung anfordern. Wohnungseigentümer finden die entsprechenden Angaben in der Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Maßgeblich ist in der Regel das Jahr, in dem die Abrechnung beim Mieter eingegangen ist; das kann bedeuten, dass die Abrechnung für 2025 erst in der Erklärung für 2026 landet.

Ein Rechenbeispiel aus einer typischen Abrechnung

Beide Höchstbeträge sind in diesem Beispiel weit entfernt. Das ist der Normalfall bei einer reinen Nebenkostenabrechnung. Interessanter wird es, wenn im selben Jahr zusätzlich eine eigene Handwerkerrechnung anfällt, etwa für eine Reparatur in der Wohnung.

Wenn keine Steuer anfällt, geht die Ermäßigung verloren

Weil § 35a an der Steuer selbst ansetzt, hängt alles davon ab, dass überhaupt Einkommensteuer festzusetzen ist. Liegt das zu versteuernde Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags, gibt es nichts, wovon etwas abgezogen werden könnte. Der Betrag verfällt dann, ohne dass er in ein anderes Jahr mitgenommen werden kann.

Das betrifft in der Praxis vor allem Haushalte mit kleinen Einkünften. Bei Rentnerinnen und Rentnern hängt es davon ab, ob eine Steuer festgesetzt wird — was, wie in diesem Beitrag zur Besteuerung der Rente beschrieben, keineswegs ausgeschlossen ist. Wer ohnehin eine Erklärung abgibt, verliert durch das Eintragen nichts.

Wann sich ein Blick in die Abrechnung lohnt

Der Posten fällt deshalb so häufig durch, weil er in keine der gewohnten Kategorien passt. Er ist kein Werbungskostenposten und wird vom Arbeitnehmer-Pauschbetrag auch nicht berührt — anders als die Kosten, die in diesem Überblick über übersehene Werbungskosten behandelt werden, oder die Tagespauschale für Arbeitstage zuhause. § 35a steht in der Steuererklärung in einer eigenen Anlage und wird schlicht leer gelassen, wenn niemand danach sucht.

Praktisch sinnvoll ist meist ein einziger Handgriff: die Nebenkostenabrechnung nicht nur auf den Saldo hin lesen, sondern einmal danach durchsehen, ob begünstigte Arbeitskosten gesondert ausgewiesen sind, und andernfalls eine Bescheinigung anfordern. Die Zuordnung zu den Fallgruppen und die Frage, welche Positionen im konkreten Fall begünstigt sind, hängt von den Umständen ab und lässt sich im Zweifel beim Finanzamt oder einer steuerberatenden Stelle klären.

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